Als Steuerberater und Kanzlei-Inhaber gibt Anton Nagatkin in diesem Blog Wissen und Expertise weiter, die er sich bei seiner langjährigen Arbeit angeeignet hat.
Jedes Unternehmen, das Bargeldtransaktionen tätigt, muss eine ordnungsgemäße Kassenführung sicherstellen. Dies ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern schützt auch vor steuerlichen Nachteilen und Strafen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die wesentlichen rechtlichen und steuerlichen Vorgaben, die bei der Führung einer Ladenkasse beachtet werden müssen.
Die Kassenführung ist in verschiedenen Gesetzen, wie z.B. der Abgabenordnung (AO) geregelt. Diese Vorschriften sind darauf ausgerichtet, Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle zu gewährleisten. Eine Nichtbeachtung kann zu ernsthaften steuerlichen und sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen. Folgende Grundlagen müssen bei der Kassenführung beachtet werden:
Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln und detailliert erfasst werden. Pauschalierungen oder Schätzungen sind nicht zulässig.
Alle Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah festgehalten werden, um die Aktualität und Genauigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Die Aufzeichnungen müssen grundsätzlich täglich erfolgen.
Kassenbücher und Belege müssen für die Dauer von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden.
Moderne elektronische Registrierkassen müssen den Vorschriften der Kassensicherungsverordnung entsprechen und eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) beinhalten.
Viele Unternehmen machen Fehler wie das Nichtführen eines Kassenbuches oder eine viel zu späte Erfassung der Transaktionen. Eine regelmäßige Überprüfung der Kassenführung, Schulungen für Mitarbeiter und der Einsatz moderner Kassensysteme können helfen, diese Fehler zu vermeiden.
Ein Unternehmer bzw. der zuständige Steuerberater verzeichnet die Bargeldeinnahmen und -ausgaben auf dem Konto “Kasse” 1000 (nach SKR 03) oder 1600 (nach SKR 04), unabhängig davon, wie die Kassenbücher geführt werden. Wichtig ist, dass die Basisaufzeichnungen lt. Kassenbuch (wird nur vom Unternehmer geführt und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt) korrekt und nachweisbar sind. Wenn die Kassenführung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht, geht die Finanzverwaltung in der Regel davon aus, dass nicht alle Bargeldeinnahmen vollständig erfasst wurden. Dies ist besonders problematisch für Unternehmen, die einen großen Teil ihrer Einnahmen in bar erhalten (z.B. Gastronomie). Es ist weiterhin erlaubt, Bargeldeinnahmen ohne eine elektronische Registrierkasse zu erheben, zum Beispiel über tägliche Kassenberichte oder ein Kassenbuch.
Seit dem 01. Januar 2020 müssen Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, strengere Anforderungen erfüllen. Diese resultieren aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (Bundesgesetzblatt Teil I, Seite 3152).
Alle Betriebe, die eine Kasse haben, müssen ein Kassenbuch führen. Für ein Kassenbuch ist es unabdingbar, alle Bargeldtransaktionen unmittelbar und lückenlos festzuhalten. Jegliche Barzahlungen, ob Eingänge oder Ausgänge, müssen darin verzeichnet sein.
Insbesondere erfasst werden müssen:
Das Kassenbuch dient als vollständiges Verzeichnis aller Bargeldbewegungen eines Unternehmens und muss daher die Ein- und Ausgänge einzeln und in der Reihenfolge ihres Eintretens zeitnah, d.h. mindestens täglich, aufnehmen. Grundsätzlich sind Änderungen im Kassenbuch nicht gestattet. Auftretende Fehler sollten jedoch korrigiert werden, wobei die ursprüngliche Eintragung erkennbar bleiben muss. Bei Änderungen ist das Datum der Korrektur zu vermerken.
Händische Eintragungen dürfen nicht überschrieben, durchgestrichen, überklebt, entfernt oder ausradiert werden. Für Eintragungen ist ein Stift zu verwenden, der dauerhafte und nicht entfern- oder veränderbare Spuren hinterlässt, z. B. ein Kugelschreiber, aber kein Bleistift. Kassenbücher sind zehn Jahre in lesbarer Form aufzubewahren. Es ist auch möglich, ein digitales Kassenbuch zu verwenden. Wir setzen z.B. das DATEV Kassenbuch Online bei unseren Mandanten ein, das alle rechtlichen Vorgaben erfüllt und einfach zu benutzen ist.
Da theoretisch keine Kassenfehlbeträge existieren sollten, geht ein Betriebsprüfer in solchen Fällen oft davon aus, dass nicht alle Einnahmen verbucht wurden, und würde die Betriebseinnahmen um einen geschätzten Betrag erhöhen. Jedoch darf der Prüfer nicht einfach alle Fehlbeträge zusammenrechnen. Er darf die Einnahmen nur um den jeweils höchsten Fehlbetrag plus den durchschnittlich üblichen Kassenbestand erhöhen. Oft sind falsche zeitliche Zuordnungen Ursache für Kassenfehlbeträge. Unternehmer sollten nach nachvollziehbaren Erklärungen für solche Unstimmigkeiten suchen.
Beim Berechnen der Betriebseinnahmen müssen alle weiteren Geldbewegungen mit Belegen nachgewiesen werden. Bei fehlenden Fremdbelegen, sind Eigenbelege zu erstellen. Unbelegte Vorgänge werden sonst oft im Arbeitsalltag vergessen, was zu ungenauen Einnahmen führen kann. Hierfür eignen sich Buchungszettel als Eigenbelege. Ohne schlüssige Erklärung wird es schwierig, die Annahme des Betriebsprüfers zu entkräften, dass Betriebseinnahmen nicht vollständig erfasst wurden.
Das Führen eines Kassenbuchs ist für Unternehmer, die Bareinnahmen und -ausgaben haben, von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß und zeitnah erfasst werden, was nicht nur zur Übersichtlichkeit und Genauigkeit der Buchführung beiträgt, sondern auch steuerliche und rechtliche Risiken minimiert. Wichtig ist, dass die Eintragungen im Kassenbuch detailliert und unveränderlich sind, um die Integrität der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Bei Unstimmigkeiten oder Fehlern müssen Korrekturen klar gekennzeichnet und nachvollziehbar sein. Trotz der Verfügbarkeit moderner elektronischer Systeme bleibt die Grundlage einer soliden Kassenführung die genaue und sorgfältige Dokumentation aller Bargeldbewegungen. Unternehmen, die diese Praktiken befolgen, setzen sich weniger Risiken aus und stehen bei Betriebsprüfungen auf sicherem Boden.
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